Dieser Artikel über das Beantragen einer NIF in Portugal erklärt, was diese Nummer ist, warum ohne sie nichts geht, wie man sie aus dem Ausland und in Portugal bekommt und was sie einem nicht bringt.

Bevor Sie eine Wohnung mieten, ein Bankkonto eröffnen, eine Immobilie kaufen, einen Vertrag unterschreiben, sich für die Krankenversicherung anmelden oder ein Visum beantragen, brauchen Sie eine NIF. Nicht irgendwann. Zuerst.

Was eine NIF ist

Die NIF, Número de Identificação Fiscal, ist Ihre portugiesische Steuernummer. Sie ist eine neunstellige Nummer, die nur Ihnen gehört und von der portugiesischen Steuerbehörde ausgestellt wird. Manchmal wird sie auch número de contribuinte genannt.

Sie ist die Nummer, die Sie mit dem portugiesischen System verbindet. Ohne sie existieren Sie hier für die Behörden nicht.

Sie brauchen sie für:

Das Mieten oder Kaufen von Immobilien
Das Eröffnen eines Bankkontos
Die Anmeldung beim Gesundheitsdienst
Verträge für Strom, Wasser, Gas und Internet
Das Unterschreiben eines Arbeitsvertrags
Den Kauf oder die Zulassung eines Autos
Die jährliche Steuererklärung
Einen Visumsantrag

Sie ist kostenlos, wenn Sie sie persönlich bei einem portugiesischen Finanzamt beantragen. Wenn Sie einen Anwalt oder einen Online-Dienst nutzen, um sie aus der Ferne zu bekommen, fallen Gebühren an.

Eine NIF vor der Ankunft beantragen

Wenn Sie kein EU-Bürger sind und ein Visum wie das D7 oder D8 beantragen, brauchen Sie die NIF vor dem Visumsantrag. Das bedeutet, dass Sie sie von außerhalb Portugals besorgen müssen.

Personen ohne Wohnsitz in Portugal, die den Antrag von außerhalb der EU stellen, brauchen meistens einen Steuervertreter. Ein Steuervertreter ist eine Person, meist ein Anwalt mit Sitz in Portugal, die als Ihr offizieller Kontakt zur Steuerbehörde dient. Diese Person empfängt Briefe für Sie und muss sicherstellen, dass diese Sie erreichen.

Für den Antrag aus der Ferne unterschreiben Sie eine Vollmacht, die Ihren Vertreter dazu berechtigt, für Sie zu handeln. Das Dokument muss ins Portugiesische übersetzt werden, und je nach Land braucht es vielleicht auch eine Apostille.

Der Vorgang dauert drei bis zehn Werktage, je nach gewähltem Dienst.

Benötigte Dokumente aus dem Ausland

Reisepass oder Personalausweis
Wohnsitznachweis im Heimatland, ein weniger als drei Monate alter Kontoauszug mit Ihrer Adresse reicht normalerweise aus
Unterschriebene Vollmacht für Ihren Vertreter

Eine NIF nach der Ankunft beantragen

Wenn Sie EU- oder EWR-Bürger sind, können Sie meist warten, bis Sie in Portugal sind, und die NIF kostenlos bei einem örtlichen Serviço de Finanças holen. Ein Steuervertreter ist nicht nötig.

Gehen Sie einfach persönlich hin, nehmen Sie Ihre Dokumente mit, und die Nummer wird am Schalter meist innerhalb weniger Minuten ausgestellt. Manche Ämter arbeiten mit Terminen und manche ohne, informieren Sie sich also vorher, bevor Sie quer durch die Stadt fahren.

Benötigte Dokumente in Portugal

Reisepass oder Personalausweis
Wohnsitznachweis in Portugal oder im Ausland, ein aktueller Kontoauszug oder eine Stromrechnung reicht aus

Die Sache mit dem Steuervertreter

Zwei Punkte zur Steuervertretung sollte man verstehen, weil hier die meisten Kosten und die meiste Verwirrung entstehen.

Erstens hängt die Pflicht am Wohnsitz und nicht an der Staatsangehörigkeit allein. Sobald Sie mit einer Adresse in Portugal steuerlich ansässig werden, fällt der Grund für einen Vertreter weg, und Sie können die Vertretung normalerweise beenden.

Zweitens trägt der Vertreter eine echte Verantwortung. Er ist die Adresse, an die das Finanzamt schreibt. Wenn er Ihre Briefe nicht weiterleitet, können Sie eine Frist verpassen, ohne das Schreiben je gesehen zu haben. Wählen Sie jemanden, den Sie erreichen können, und ändern Sie die Daten, wenn sich Ihre Lage ändert.

Portugal hat es in den letzten Jahren auch möglich gemacht, digitale Benachrichtigungen über das Portal das Finanças einzurichten, was die Abhängigkeit von einem Vertreter für Briefe verringert. Fragen Sie Ihren Anwalt, ob das für Sie gilt.

Eine NIF ist keine Aufenthaltsgenehmigung

Das ist das häufigste Missverständnis, und es ist ein wichtiger Unterschied.

Eine NIF macht Sie nicht automatisch zum Einwohner. Sie gibt Ihnen kein Recht, in Portugal zu leben, sie startet keine Frist für ein Daueraufenthaltsrecht oder die Staatsbürgerschaft, und sie ändert für sich allein nicht Ihren Steuerstatus.

Sie registriert Sie einfach nur im Steuersystem. Sie können eine NIF haben, ohne hier zu wohnen, und viele Immobilienkäufer machen das jahrelang genauso.

Die steuerliche Ansässigkeit wird getrennt geregelt, nach Artikel 16 des IRS-Gesetzes, vor allem danach, ob Sie mehr als 183 Tage innerhalb von zwölf Monaten hier verbringen oder eine Wohnung so nutzen, dass man von einem ständigen Wohnen ausgeht.

Das legale Aufenthaltsrecht wird wiederum getrennt entschieden, durch die AIMA über eine Aufenthaltserlaubnis.

Drei verschiedene Dinge, drei verschiedene Behörden. Wenn man eines hat, hat man die anderen noch lange nicht.

Was als Nächstes kommt

Sobald Sie Ihre NIF haben, ist der nächste praktische Schritt für die meisten ein portugiesisches Bankkonto, weil Vermieter, Versorger und Ämter meist eine portugiesische IBAN verlangen. Dieser Vorgang ist langsamer und erfordert mehr Dokumente, als die meisten Neulinge erwarten, fangen Sie also früh damit an.

Wenn Sie eine Immobilie kaufen, nutzt Ihr Anwalt die NIF für die IMT-Steuererklärung, die Kaufurkunde und das Grundbuch. Wenn Sie mieten, braucht der Vermieter sie, um den Mietvertrag beim Finanzamt zu melden, was Ihnen ermöglicht, den IRS-Mietabzug zu nutzen, der aktuell €900 pro Jahr beträgt und ab 2027 auf €1,000 steigt.

Praktische Hinweise

Bewahren Sie die Nummer so auf, dass Sie schnell herankommen. Sie werden ständig danach gefragt, auch an Supermarktkassen, wo das Vorzeigen den Bon für Steuerabzüge speichert. Ein "não, obrigado" ist eine ganz normale Antwort, wenn Sie das lieber nicht möchten.

Registrieren Sie sich für das Portal das Finanças, sobald Sie die Nummer haben. Das Passwort kommt per Post an Ihre hinterlegte Adresse, was ein weiterer Grund ist, diese Adresse aktuell zu halten.

Wenn sich Ihre Adresse ändert, melden Sie das dem Finanzamt. Briefe gehen an die hinterlegte Adresse, und portugiesische Fristen beginnen mit dem Zustellungsdatum und nicht an dem Tag, an dem Sie den Brief zufällig lesen.