Dit artikel over papierwerk bij een verhuizing naar Portugal behandelt de administratieve stappen tussen aankomst en alles goed geregeld hebben. De inschrijving bij de sociale zekerheid, het legaliseren van buitenlandse documenten, uittreksels van het strafregister, het meenemen van huisdieren, het versturen van uw inboedel, kinderen inschrijven op school en het betaalsysteem dat u elke dag zult gebruiken.

Geen enkel onderdeel is moeilijk. Alles duurt langer dan u verwacht als u er pas na aankomst mee begint in plaats van ervoor.

NISS, uw burgerservicenummer voor de sociale zekerheid

Het NISS, Número de Identificação de Segurança Social, is een ander nummer dan uw NIF. Het NIF gaat over belastingen. Het NISS gaat over de sociale zekerheid.

U heeft een NISS nodig als u in Portugal gaat werken, zowel in loondienst als zelfstandig, en u heeft het nodig voor uitkeringen, ouderschapsverlof en het staatspensioen. Inschrijven bij de SNS voor de gezondheidszorg is weer een derde en apart proces, dat u regelt bij uw lokale Centro de Saúde.

Zo vraagt u het aan. Als u in loondienst bent, vraagt uw werkgever het meestal aan bij het aanmelden van uw contract. Als u zelfstandige bent of de werkgever heeft het niet gedaan, vraagt u het zelf aan via Segurança Social Direta online, of persoonlijk bij een Loja de Cidadão of een kantoor van de Segurança Social.

Wat u nodig heeft: paspoort of identiteitskaart, NIF, verblijfsvergunning of CRUE, en een bewijs van adres. De verwerking duurt meestal een paar werkdagen wanneer het dossier compleet is.

Een punt waar mensen vaak door worden verrast. Zelfstandigen, trabalhadores independentes, krijgen twaalf maanden vrijstelling van sociale premies vanaf de start van de activiteiten, waarna de betalingen beginnen. Houd rekening met het moment waarop de vrijstelling afloopt, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Buitenlandse documenten legaliseren

Portugese instanties accepteren de meeste buitenlandse officiële documenten niet zomaar. Er zijn meestal twee stappen nodig, en die gebeuren in deze volgorde.

Apostille of consulaire legalisatie

Een apostille is een verklaring die door het land van herkomst aan een document wordt gehecht, waarmee wordt bevestigd dat de handtekening en het zegel echt zijn. Deze wordt afgegeven onder het Haagse Apostilleverdrag van 1961.

Als uw land is aangesloten bij het Verdrag, waar de VS, het VK, Canada, Australië, Brazilië en het grootste deel van Europa onder vallen, heeft u een apostille nodig. Wie deze afgeeft verschilt: het Foreign Office in het VK, de Secretary of State op staatsniveau in de VS, Global Affairs in Canada.

Als uw land niet is aangesloten bij het Verdrag, heeft u in plaats daarvan consulaire legalisatie nodig, geregeld via het Portugese consulaat in dat land. Dat gaat langzamer en is meestal duurder.

Haal apostilles vóór uw vertrek. Het regelen van een apostille voor een document in een ander land terwijl u al in Portugal woont, is een traag en vervelend proces.

Beëdigde vertaling

Na het apostilleren moet het document naar het Portugees worden vertaald door een vertaler van wie de handtekening is gewaarmerkt. In Portugal gebeurt dit via een notaris, een advocaat, een solicitador of een Portugees consulaat, die de vertaling waarmerkt in plaats van deze zelf te maken.

Portugal heeft geen register van beëdigde vertalers zoals Spanje of Duitsland dat kent. De vertaling wordt geldig door de waarmerking, niet door de eigen status van de vertaler. Een vertaling die in het buitenland is gewaarmerkt door een Portugees consulaat wordt hier geaccepteerd.

Welke documenten hebben dit meestal nodig

Geboorteakten
Huwelijksakten, en eventuele echtscheidingsbeschikkingen
Uittreksels uit het strafregister
Diploma's en cijferlijsten, voor beroepserkenning of inschrijving op school
Volmachten
Overlijdensakten en testamenten, bij erfeniskwesties

Uittreksel uit het strafregister

Voor visumaanvragen en verblijfsaanvragen is een strafbladverklaring nodig uit elk land waar u langer dan een jaar heeft gewoond sinds uw zestiende verjaardag.

De meeste uittreksels zijn slechts drie maanden geldig vanaf de afgiftedatum, dus de planning is belangrijk. Vraag ze kort voor uw aanvraag aan, niet maanden van tevoren, en houd binnen die periode rekening met de tijd voor de apostille en de vertaling.

Waar u deze aanvraagt: de FBI Identity History Summary in de VS, ACRO in het VK, de RCMP in Canada, de Polícia Federal in Brazilië. De verwerkingstijd varieert van enkele dagen tot meerdere weken.

AIMA vraagt ook om een Portugees uittreksel uit het strafregister, het certificado de registo criminal, waarvoor u hen toestemming geeft om dit rechtstreeks op te vragen in plaats van het zelf aan te leveren.

Huisdieren meenemen

Portugal volgt de regels van de EU. Honden, katten en fretten hebben vier dingen nodig.

Een microchip die voldoet aan ISO-norm 11784 of 11785. Deze moet worden geplaatst vóór de rabiësvaccinatie, anders telt de vaccinatie niet.
Een rabiësvaccinatie die is gegeven na het chippen. Deze is 21 dagen na de eerste prik geldig, en het dier mag pas reizen als die periode voorbij is.
Een Europees dierenpaspoort bij reizen vanuit een ander EU-land, of een EU-gezondheidscertificaat afgegeven door een officiële dierenarts binnen tien dagen voor vertrek bij aankomst van buiten de EU.
Een bloedtest voor rabiëstiter bij aankomst uit een land dat geldt als een hoogrisicoland. Het bloedmonster moet minstens 30 dagen na de vaccinatie worden afgenomen, en het dier mag pas reizen drie maanden na de datum van de bloedafname.

Die laatste eis gooit de planning vaak in de war. Vanuit een aangemerkt hoogrisicoland is de totale doorlooptijd vanaf het eerste dierenartsbezoek tot vertrek ongeveer vier maanden. Controleer de indeling van uw land op tijd.

Luchtvaartmaatschappijen hebben hun eigen regels voor cabine versus ruim, afmetingen van de reismand en rasbeperkingen, en kortsnuitige rassen hebben bij veel maatschappijen te maken met beperkingen.

Schrijf het dier na aankomst in bij uw junta de freguesia. Honden moeten lokaal worden geregistreerd en deze vergunning wordt elk jaar verlengd.

Uw inboedel verhuizen

Als u van buiten de EU verhuist, kunnen persoonlijke spullen Portugal binnenkomen zonder invoerrechten en btw onder de vrijstelling voor verhuizing, de regeling die bekendstaat als transferência de residência.

De voorwaarden zijn streng:

U moet minstens twaalf aaneengesloten maanden buiten de EU hebben gewoond
U moet de goederen minstens zes maanden vóór de verhuizing hebben bezeten en gebruikt
De goederen moeten binnen twaalf maanden na uw vestiging in Portugal aankomen
U mag ze gedurende twaalf maanden na invoer niet verkopen of overdragen
U heeft een gedetailleerde inventarislijst nodig met waardeopgave, in het Portugees

De aanvraag gaat naar de Autoridade Tributária e Aduaneira met een bewijs van uw vorige woonplaats en een bewijs van uw nieuwe woonplaats. De meeste mensen gebruiken een despachante oficial, een erkende douaneagent, omdat fouten op de inventarislijst zorgen voor vertragingen en kosten.

Voertuigen vallen onder een eigen regeling, die apart wordt behandeld onder het bezit van een woning en het rijden van een auto.

Een verhuizing vanuit een ander EU-land kent helemaal geen douaneproces. Goederen kunnen vrij worden verplaatst.

Kinderen inschrijven op school

Onderwijs is in Portugal verplicht van zes tot achttien jaar. Openbare scholen zijn gratis en over het algemeen goed, en het onderwijs is volledig in het Portugees.

Openbare school

Inschrijven gebeurt via het Portal das Matrículas, met uw inloggegevens van de Chave Móvel Digital of het Portal das Finanças. De belangrijkste inschrijfperiode loopt in het voorjaar voor het schooljaar dat in september begint, maar kinderen die halverwege het jaar aankomen worden geplaatst via de lokale scholengemeenschap, het agrupamento de escolas.

U heeft nodig: het identiteitsbewijs van het kind, het NIF van het kind en van de ouder, een bewijs van adres, het vaccinatieoverzicht, boletim de vacinas, en eerdere schoolrapporten vertaald naar het Portugees.

Kinderen die geen Portugees spreken hebben recht op ondersteuning via het programma Português Língua Não Materna. De beschikbaarheid en kwaliteit verschillen per school. Jongere kinderen pikken de taal meestal binnen een jaar op. Tieners die instromen op het middelbaar onderwijs vinden het veel moeilijker, en dat is de leeftijdsgroep waarin gezinnen het vaakst kiezen voor een particuliere internationale school.

Internationale school

Internationale scholen volgen Britse, Amerikaanse, IB-, Franse of Duitse lesprogramma's en geven les in de betreffende taal. Ze zijn vooral te vinden in Lissabon, Cascais, de Algarve, Porto en Funchal, en elders zijn ze schaars.

Plaatsen op bekende scholen zijn beperkt en wachtlijsten zijn gebruikelijk. Meld u vroeg aan, ruim voordat u een adres heeft, en vraag specifiek naar de instroommomenten, want sommige scholen laten alleen in bepaalde leerjaren leerlingen toe.

Schoolgeld is de grootste variabele kostenpost in een gezinsbudget in Portugal. De regionale tarieven en beschikbaarheid worden behandeld onder de kosten van levensonderhoud.

Multibanco en MB Way

Portugal heeft een eigen betalingsnetwerk dat elders geen directe gelijke kent, en het helpt om dit vroeg te begrijpen om verwarring te voorkomen.

Multibanco is het interbancaire netwerk. De geldautomaten doen veel meer dan alleen contant geld uitgeven. U kunt er belasting betalen, energierekeningen voldoen, een telefoon opwaarderen, treinkaartjes kopen, sociale premies betalen en bijna elke officiële heffing voldoen via een referentiebetaling.

Referentiebetalingen zijn de manier waarop de meeste Portugese rekeningen werken. U krijgt drie getallen: een entiteitscode, een referentie en een bedrag. U voert deze in bij een geldautomaat of in uw bankieren-app en de betaling wordt automatisch verwerkt. Er is geen naam van de ontvanger die fout kan gaan en geen overschrijving die u hoeft na te trekken. De meeste facturen en elke belasting-guia komen in dit formaat binnen.

MB Way is de mobiele app daarbovenop. Deze koppelt uw telefoonnummer aan uw bankpas en regelt directe overboekingen tussen personen, het splitsen van rekeningen, contactloos betalen en het aanmaken van virtuele kaartnummers voor online aankopen. Het wordt voortdurend en informeel gebruikt, ook door vakmensen en kleine bedrijven.

MB Way vereist een Portugese bankrekening en een Portugees telefoonnummer. Revolut, Wise en N26 zijn er niet aan te koppelen. Dit is een van de praktische redenen waarom een Portugese rekening noodzakelijk is, hoe goed de digitale alternatieven ook werken voor al het andere.

De volgorde die werkt

De volgorde is belangrijk, omdat elke stap de volgende mogelijk maakt.

Apostilleer en vertaal documenten terwijl u nog in uw thuisland bent
Vraag het uittreksel van het strafregister aan, afgestemd op de geldigheid van drie maanden
Vraag het NIF aan, vóór de visumaanvraag
Vraag het visum aan
Aankomst, daarna de afspraak bij AIMA voor de verblijfsvergunning
Open een Portugese bankrekening, daarna MB Way
Schrijf uw adres in bij de junta de freguesia
Vraag het NISS aan als u gaat werken
Schrijf u in bij het Centro de Saúde voor toegang tot de SNS
Schrijf in voor school, al moeten aanmeldingen voor internationale scholen veel eerder beginnen

Stap een en twee stellen mensen vaak uit tot na hun aankomst, en dat zijn juist de twee die vanuit Portugal het moeilijkst te regelen zijn.